G Suite y sus aplicaciones propias ofrecen la opción de agregar comentarios en prácticamente todos sus elementos: celdas en Spreadsheets (el equivalente a Excel), elementos y diapositivas completas en Slides (PowerPoint), cualquier lugar de un PDF, cualquier fragmento de texto en un documento de Docs (Word) y más. Y esto resulta muy útil para hacer revisiones y generar discusiones puntuales para mejorar la calidad de nuestro trabajo.
A esto se suma la funcionalidad de etiquetar a los usuarios en los comentarios (en Google generalmente se usa el «+» en lugar del tradicional «@» para hacerlo). Es lo mismo que podemos lograr en prácticamente cualquier paquete de ofimática instalable o en la nube que encontremos allá afuera.
Sin embargo, G Suite, la plataforma de Google que utilizo más, ofrece una interesante funcionalidad que puede potenciar la productividad de tu equipo.
Cuando dejamos un comentario en un documento, y etiquetamos a una persona, podemos asignarle dicho comentario como un objeto accionable (o tarea). El usuario invocado podrá responder a la tarea como cualquier comentario y resolverla haciendo clic en un check.
Esto también permite que nos etiquetemos y asignemos tareas a nosotros mismos. Lo equivalente a dejar banderillas en un informe impreso que estamos revisando. A través de esto, podemos elevar a un nivel mayor nuestro flujo de trabajo de revisión de documentos.
Pero la cosa no queda ahí.
Una manera de saber si existen tareas asignadas que aún no han sido resueltas por uno es buscando en Google Drive (el gestor de archivos de G Suite) a través de las opciones avanzadas.
También podemos usar el comodín de búsqueda que aparece en el ejemplo: «follow-up:actionitems».
¿Bastante práctico, no?
Ahora que prácticamente todo el trabajo es remoto, es recomendable usar esto para facilitarle a las personas encontrar revisiones puntuales de su equipo, pero no como sistema para asignarle tareas o pedirle que preste atención a un determinado documento. Estamos plagados de medios por los cuales coordinamos en el día a día (correo, calendario, alarmas, chat de la empresa, recordatorios en la plataforma de gestión de proyectos, etc.). Es importante que como equipo definan cuál será el medio para comunicarse “oficialmente” las cosas que deben hacer.
¿Cómo estás haciendo tu equipo para mantenerse coordinado? Tus comentarios.
